Covid-19: Gestão da força de trabalho

Como gerenciar as disrupções trazidas pelo coronavírus para a área de pessoal e a produtividade

A disseminação do coronavírus (Covid-19) exige que muitos líderes empresariais prestem informações imediatamente a todos os seus públicos-alvo, com a maior precisão possível – mesmo que a perspectiva de um impacto direto nos negócios decorrentes de medidas emergenciais de saúde pública pareça remota. Este é especificamente o caso da força de trabalho.

As perguntas já estão sendo feitas: ainda devo ir para a reunião de vendas? Posso trabalhar em casa se a escola dos meus filhos fechar? Como vamos proteger os empregados que são essenciais para manter as operações físicas em funcionamento?

As respostas podem conduzir as decisões operacionais diárias por caminhos que rapidamente levem a encruzilhadas estratégias. Cabe aos líderes dar o tom na comunicação das informações sobre planejamento de contingência em uma crise, especialmente durante um surto viral. Mensagens reais afastam as incertezas dos negócios e inspiram decisões sólidas, mesmo que a empresa nunca precise entrar totalmente no modo de crise.

Os empregadores devem planejar sua resposta ao Covid-19 agora. Três questões estão entre as prioridades:

  • A maneira de abordar a segurança da força de trabalho, pois os funcionários podem enfrentar diferentes riscos à saúde, dependendo do tipo de trabalho que realizam e onde realizam.
  • Como aumentar os recursos de trabalho remotos para manter as pessoas conectadas com segurança e permitir que os projetos sejam documentados e continuem sendo tocados. Talvez não seja possível contratar ou encontrar substitutos com rapidez suficiente para substituir empregados ou operações paradas.

    À medida que o vírus se espalha, seu impacto em muitos setores parece inevitável. Grandes empresas já se manifestaram sobre disrupções nas vendas. Além disso, houve indicação de grandes impactos em alguns setores, como o aéreo.
  • Como criar uma estratégia para se comunicar de forma efetiva e eficaz com empregados, clientes, parceiros e outros públicos. O medo da doença e as contingências que muitas empresas colocam em prática podem ter efeitos duradouros. Por exemplo, considere o impacto econômico de uma lista crescente de conferências setoriais canceladas ou adiadas nas cidades-sede.

Com o que se preocupar agora

Garanta a segurança dos empregados
Teste os sistemas de contato de emergência para confirmar se você tem informações de contato precisas sobre todos os empregados – principalmente os de funções centralizadas como Finanças, RH e TI. Nos EUA, os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) emitiram orientações provisórias para todos os empregadores e especificamente para os profissionais de saúde. Há etapas recomendadas para lidar com trabalhadores doentes, viagens de funcionários e limpeza ambiental.

Priorize os recursos de tecnologia remota
As organizações que estão prontas para se adaptar rapidamente às novas condições testaram e implantaram tecnologias que podem apoiar comunicações de emergência e colaboração contínua, além de documentação e backup de informações. Esses processos são críticos para manter a continuidade dos negócios quando uma crise, como um surto viral, é capaz de desconectar parceiros de negócios e concorrentes ao mesmo tempo.

Muitas empresas dispõem do que é necessário para permitir que os empregados trabalhem fora do escritório. A seguir, resumimos o que um plano de tecnologia remota eficaz deve incluir:

  • Planos de infraestrutura e segurança de TI que abordem backup, documentação e processos integrados. Como muitas empresas já estão em estágio de migração de fluxos de trabalho para ambientes em nuvem, essas medidas não devem ser desconhecidas. No entanto, a mudança para um ambiente totalmente remoto pode criar desafios adicionais.
  • Disponibilidade de rede para os empregados, incluindo aqueles que não têm dispositivos gerenciados pela empresa, para permitir que permaneçam conectados à empresa e a vários grupos de trabalho. A empresa pode oferecer acesso aos principais sistemas e controlar as condições de entrada? As empresas também devem verificar se sistemas de suporte, como VPNs, estão otimizados para a combinação (gerenciamento pela empresa e propriedade pessoal) de pontos de controle de rede móvel/dispositivos móveis e laptop/WiFi).
  • Expectativas claras para as equipes e supervisores em relação à documentação, comunicação e validação.
  • Consultas legais para entender se há aumento de responsabilidades em relação a empregados que trabalham fora ou em casa e avaliar problemas de segurança de dados que possam surgir.

Avalie o impacto na mobilidade global e na continuidade dos negócios
As questões de mobilidade global devem ser prioridade. Entre elas, a forma de tratar a saúde dos funcionários e a continuidade dos negócios com os clientes. Saiba mais sobre as implicações comerciais e fiscais do Covid-19 e sobre como mitigar a disrupção da cadeia de suprimentos.

  • As empresas estão desenvolvendo seus planos de contingência rapidamente. Embora seja muito cedo para entender plenamente a gravidade dessa crise e suas implicações a longo prazo, existem várias medidas que as empresas podem tomar agora para melhorar a situação. Saiba mais consultando o planejamento de resposta a crises para o Covid-19. Confira o checklist dos principais itens para gerenciar os riscos emergentes provocados pelo surto.

Uma crise como um surto viral pode revelar de forma imediata lacunas na infraestrutura, além de acelerar o cronograma de migração das atividades de trabalho para fora de um espaço físico compartilhado.

Com o que se preocupar depois

Desenvolva um modelo de trabalho remoto
Ao pensar no longo prazo, convém abordar as preocupações e restrições associadas aos impactos na produtividade. O rápido avanço das ferramentas tecnológicas que permitem o trabalho remoto levará à reformulação do local de trabalho em um futuro não muito distante, especialmente no setor de serviços. Uma crise como um surto viral pode revelar de forma imediata lacunas na infraestrutura, além de acelerar o cronograma de migração das atividades de trabalho para fora de um espaço físico compartilhado.

A realidade é que muitas organizações não criaram as condições necessárias para trabalhar remotamente – e fazer isso de uma maneira adequada. A mudança pode ser maior do que muitas empresas imaginam, e é possível que os impactos na produtividade sejam sentidos no curto prazo, pois as equipes aprendem a colaborar com colegas de trabalho e a se conectar com a empresa de novas maneiras.

Também há questões táticas menores a serem abordadas, como a frequência com que os empregados precisam estar presentes fisicamente e quais ferramentas remotas correspondem adequadamente a tarefas distintas. Por exemplo, existem diferenças – culturais e técnicas – entre e-mail, chat e reuniões virtuais que podem ser subestimadas. Qual é o método preferido para colaborar em atividades que precisam ser documentadas e/ou ocorrem em um ambiente seguro? Quais ferramentas fomentam o aprendizado rápido e colaborativo e decisões práticas de gestão antes que uma equipe esteja preparada para executar um projeto?

A longo prazo, muitas empresas provavelmente exigirão mais prática em compartilhamento transparente de conhecimentos, autoridade distribuída e incentivo à experimentação ativa e a perspectivas diversas. Replicar adequadamente para um ambiente virtual as conexões avançadas que as pessoas fazem quando trabalham no mesmo espaço físico é uma tarefa difícil.

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