Digitalização de Documentos Públicos ou Privados - Decreto Federal nº 10.278/2020

Em 19 de março de 2020, foi publicado o Decreto Federal nº 10.278 para regulamentar disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, estabelecendo a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, da forma que, resumidamente, segue:

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

(i) ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
(ii) seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
(iii) conter, no mínimo, os metadados especificados.

Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento sendo que, na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplicam-se as exigências especificadas nos itens acima.

Dentre outras disposições, o processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, sendo que cabe ao possuidor a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto nesse Decreto Federal.

Após o processo de digitalização realizado conforme esse ato, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Ainda, dispõe que o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

(i) a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
(ii) a indexação de metadados que possibilitem:
(a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
(b) a conferência do processo de digitalização adotado.

No mais, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Esse Decreto Federal entra em vigor na data de sua publicação.

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Durval  Portela

Durval Portela

Sócio e líder de Consultoria Tributária e Societária, PwC Brasil

Tel: +55 (11) 3674 2000

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